Categorii de persoane antrenate în proiecte

 

“Arta leaderului este aceea de a-i determina pe oameni să facă ceea ce    

     vrea el, făcând totodată ceea ce vor ei…”

 

 

Cuvinte cheie: grup ţintă, sponsori, promotori, stakeholder-ii, manager de proiect, manager intuitiv

 

 

Un proiect presupune folosirea unor concepte specifice managementului proiectelor (diagrame reţea, WBS, timp, resurse, calitate etc.), a unor tehnici şi instrumente proprii fiecărei faze, dar implică şi participarea unor persoane individuale, cât şi a unor organizaţii, care formează structura organizatorică internă a proiectului. (totalitatea persoanelor implicate direct, care au rol decizional, operaţional sau consultativ într-un proiect). Cunoaşterea tuturor persoanelor implicate este foarte importantă, deoarece acestea pot influenţa în mod pozitiv sau negativ derularea proiectului.

Numărul şi componenţa personalului implicat într-un proiect va depinde de următorii factori:

-         mărimea proiectului

-         termenul de proiect (dacă proiectul trebuie finalizat într-un timp scurt, numărul persoanelor implicate va fi mare)

-         importanţa proiectului (cu cât proiectul are un rol mai mare, cu atât va creşte numărul

     participanţilor la proiecte, iar recrutarea se va face de la nivele ierarhice mai înalte)

-         necesităţile proiectului, ceea ce presupune existenţa unui personal de o anumită specialitate

Principalele categorii de persoane care iau parte la derularea unui proiect sunt:

 

1.      Beneficiarii proiectului sau grupul ţintă (target – group)

Din grupul ţintă fac parte cei care vor beneficia de rezultatele pe care proiectul şi le-a propus, în mod direct sau indirect. Beneficiarii direcţi reprezintă grupul ţintă respectiv, iar beneficiarii indirecţi se referă la comunitatea sau comunităţile cărora le aparţin.

Beneficiarii reprezintă un grup de persoane bine definit: persoane cu handicap, copii orfani, organizaţii nonguvernamentale care doresc sa realizeze proiecte finanţate de Uniunea Europeană,  persoane care suferă de tuberculoză etc. Cu cât un proiect reuşeşte să ofere soluţii/alternative unui număr cât mai mare de beneficiari, cu atât şansele de a fi realizat şi de a atrage resurse rambursabile/nerambursabile vor fi mai mari. De asemenea, participarea mai multor grupuri din categorii diferite (economice, politice, culturale) în cadrul unor consorţii pentru realizarea unui proiect care exprimă interesul unei comunităţi va avea mai multe şanse de realizare. În cazul găsiri unor parteneri cu experienţă în managementul proiectelor, aceasta va constitui un element în plus de realizare a obiectivelor propuse în proiect.

 

 

2.      Sponsorii/finanţatorii

Sponsorii reprezintă susţinătorii financiari ai unui proiect/programului din care face parte proiectul respectiv. Pot fi instituţii (Uniunea Europeană, Banca Mondială, Guvernul, diverse ONG-uri) sau persoane fizice.

Sponsorul poate fi chiar beneficiarul proiectului  sau, în cazul finanţărilor nerambursabile primite de la organismele internaţionale şi instituţiile de stat, acesta va stabili în mod clar cu realizatorul proiectului obiectivele care trebuie atinse.

 

3.      Promotorii

Promotorul proiectului este fie o persoană care aparţine unui nivel ierarhic superior, fie unei instituţii care va asigura proiectului o imagine pozitivă (ex. promovarea realizată în depistarea cancerului de sân).

Participarea acestuia este necesară mai ales în proiecte complexe, care au un impact social deosebit sau cu un puternic efect de raţionalizare (promovarea unei alimentaţii sănătoase).

 

4.      Stakeholder-ii

Cei care au rol în realizarea cu succes a unui proiect sunt denumiţi stakeholder-i. Aceştia pot fi:

-         interni:

·        angajaţii instituţiei care realizează proiectul

·        angajaţii firmelor aflate în parteneriat  cu instituţia respectivă

·        acţionarii

-         externi:

·        organisme de interes public (ex. sindicatele, grupuri de protecţia mediului)

·        organisme guvernamentale.

 

5.      Echipa de proiect

Membrii echipei de proiect vor fi selecţionaţi în funcţie de sarcinile cerute de proiect, iar numărul acestora va depinde de mărimea şi complexitatea proiectului. Pe lângă competenţele de specialitate, este important ca aceştia să aibă aptitudini pentru munca în echipă, pentru o bună comunicare, să fie creativi. Fiecare membru trebuie să cunoască care sunt atribuţiile şi să-şi asume responsabilitatea. Întrebările la care membrii trebuie să cunoască răspunsurile sunt:

-         ce se aşteaptă de la mine?

-         care este rolul meu în cadrul echipei?

-         care este nivelul de autoritate? dar cel de responsabilitate?

-         cine va face evaluarea? care sunt colegii mei?

-         la ce îmi va folosi participarea la acest proiect?

-         care sunt obiectivele pentru atingerea cărora răspund direct?

-         având în vedere că nu am mai făcut niciodată această muncă, cum mă voi descurca?

 

6.      Realizatorul sau project designer

Realizatorul proiectului este cel care concepe proiectul, putând fi o persoană fizică sau juridică, un grup de persoane din interiorul sau exteriorul organizaţiei. Se poate apela la organizaţii specializate în conceperea proiectelor, cum ar fi centrele de consultanţă.

Uneori, numărul organizaţiilor implicate în conceperea unui proiect este mare, dintre acestea doar una având rolul de coordonator al proiectului. Participarea acestora presupune şi încheierea de contracte între organizaţii, cu stabilirea clară a rolului şi obligaţiilor pe care fiecare organizaţie le vor avea. De asemenea, vor fi prezentate CV-urile, activităţile efectuate în trecut şi pe cele din prezent care au legătură cu scopul proiectului care se doreşte realizat, intenţia de participare.

 

7.      Comitetul de coordonare a proiectului

Comitetul de coordonare va decide asupra structurii organizatorice, a personalului, supervizează îndeplinirea obiectivelor şi planul propus. Este reprezentat de toţi factorii implicaţi în proiect: stakeholder-i, conducerea organizaţiei care realizează proiectul, beneficiari, toţi cu putere decizională. 

 

8.      Directorul/managerul de proiect (Project Manager)

Coordonatorul de proiect este persoana care răspunde de modul de derulare a proiectului, de îndeplinirea obiectivelor, calităţii cerute şi a termenelor de proiect. De personalitatea acestuia, de calificările si capacitatea de a coordona în mod eficient membrii echipei, va depinde în mare parte succesul unui proiect. Uneori, el este acelaşi cu cel care concepe proiectul.

Acesta trebuie să planifice proiectul, să-l organizeze, să-l coordoneze şi să-l controleze. Lui îi revine funcţia de moderator şi de motivator al echipei de proiect şi trebuie să asigure, în plus, o comunicare eficientă între toţi membrii. Stilul de conducere pe care şi-l va alege va depinde de caracteristicile sale şi de procesele sociale care au loc în cadrul echipei de proiect.

Competenţele necesare unui bun coordonator de proiecte sunt aşadar:

-         competenţe de specialitate (în domeniul de bază, în managementul proiectelor, multidisciplinaritate, cunoştinţe de management general)

-         competenţe metodice (aptitudini organizatorice, concentrare pe obiectiv – gândire strategică, experienţă în activitatea pe bază de proiecte, aptitudini didactice)

-         competenţe sociale (capacităţi de conducere, motivare, delegare de competenţe)

-         competenţe comunicaţionale (aptitudini de comunicare şi negociere, siguranţă în exprimare, soluţionarea conflictelor)

-         competenţe ale personalităţii (autocontrol, creativitate, dorinţă de schimbare, rezistenţă la stres, iniţiativă şi răspundere, adaptabilitate, disciplină, gestiunea riscului, integritate, atitudine pozitivă faţă de oameni: eu sunt ok, tu eşti ok, concept  întâlnit în analiza tranzacţională, leadership).

Acestea nu trebuie să fie neapărat native, ele putând fi dobândite. Alegerea unui director de proiect se va face prin selectarea acestuia dintre cei posibili, prin prezentarea calităţilor care se cer astfel încât riscurile la care este expus proiectul să fie minime.

Datorită faptului că membrii echipei de proiect sunt specialişti în domeniile lor, ei pot fi superiori din acest punct  de vedere coordonatorului de proiect, ceea ce poate genera conflicte, care trebuie însă gestionate în mod eficient pentru derularea cu succes a proiectului.

Managerul de proiect are la dispoziţie următoarele resurse:

-         bani

-         personal

-         echipamente

-         materiale

-         tehnologii

-         informaţii.

În legătură cu stilul de conducere adecvat muncii de proiect, acesta variază în funcţie de situaţie, de faza la care a ajuns proiectul, de problemele care trebuie rezolvate sau de persoanele care fac parte din echipa de proiect. Performanţa unui manager de proiect se măsoară în primul rând în funcţie de realizarea obiectivelor, de aceea stilul va fi ales  pentru realizarea sarcinilor din proiect. Totuşi, se preferă un stil cooperant faţă de unul autoritar când lucrăm într-un proiect.

O autoevaluare a atitudinii faţă de echipă a unui manager de proiect se poate face pe baza corelaţiilor între teoriile X şi Y ale lui McGregor, în ceea ce priveşte atitudinea angajaţilor faţă de muncă.

 

 

Stil de conducere	Caracteristici
1. autoritar	Managerul de proiect decide totul.
2. patriarhal	Managerul decide totul, dar înainte de luarea deciziilor, încearcă să convingă membrii.
3. consultativ	Managerul decide, dar se consultă cu membrii înainte de a lua decizii.
4. cooperativ	Este informată echipa, care îşi va expune punctul de vedere înainte de luarea deciziei.
5. participativ	Echipa face propuneri, iar managerul de proiect alege cea mai bună variantă.
6. democratic	Echipa decide după ce s-au stabilit limitele decizionale; managerul este coordonator.

 

Tabelul 4.1 : Stilul de conducere (Staehle)

 

 

Crearea unui mediu propice pentru o colaborare eficientă între membrii proiectului depinde, de asemenea, de managerul de proiect. Acesta trebuie să intervină în special atunci când nu se reuşeşte atingerea rezultatelor dorite (deliverables), atunci când apar conflicte. În rest, ar trebui ca echipa de proiect să se poată autoregla şi acest lucru este posibil mai ales când sunt respectate următoarele condiţii:

·        competenţele de specialitate ale membrilor corespund sarcinilor din proiect

·        gradul de identificare cu obiectivele proiectului este mare

·        există o bună motivare a membrilor

·        sunt bine definite sarcinile şi responsabilităţile fiecărui membru

·        gradul de libertate acordat de managerul de proiect este mare

·        nu există concurenţă distructivă între membri.

Responsabilităţile unui manager de proiect sunt:

a) la începutul proiectului:

-         definirea scopului şi a obiectivelor

-         întocmirea planului proiectului

-         selectarea personalului

b) în timpul proiectului

-         identificarea şi soluţionarea problemelor apărute

-         monitorizarea activităţilor

-         luarea deciziilor

-         studierea pieţei

-         comunicarea cu ceilalţi participanţi la proiect

-         efectuarea analizelor de buget, timp şi resurse

-         posibilitatea implicării în alte proiecte

c) la sfârşitul proiectului

-         analiza finală a bugetului şi a situaţiei efective

-         consemnarea lecţiilor învăţate în timpul proiectului

-         plasarea membrilor echipei în noi proiecte.

 

Managerul intuitiv (liderul modern)

 

În condiţiile în care societăţile au evoluat, cunoscând schimbări în ceea ce priveşte structura organizatorică internă, relaţiile între angajaţi, informatizarea şi integralitatea, se impune tot mai mult formarea unui manager de altă natură (nu raţional), managerul intuitiv. Acesta reuşeşte să armonizeze intuiţia cu raţionalismul său, pentru a avea o viziune mai amplă, un pragmatism mai accentuat şi deci o eficienţă sporită.

Managerul intuitiv pune accent atât pe scopul şi obiectivele urmărite, cât şi pe atitudinea sa interioară, pe calitatea raporturilor cu ceilalţi membri. Stilul de conducere pe care şi-l alege este cel participativ, încercând să evidenţieze calităţile fiecărui membru şi să creeze o viziune de ansamblu comună, necesară reuşitei unui proiect. El va provoca în jurul său dorinţa de progrese, ştiind în acelaşi timp să controleze modul de derulare a activităţilor.

Calităţile managerului intuitiv sunt aşadar:

-         intuiţie: perceperea viitorului, a riscurilor, accentuarea unei atitudini deschise faţă de membri, adoptarea unei viziuni de ansamblu

-         creativitate: stimularea creativităţii membrilor, idei proprii inovatoare

-         acţiune: implicare, coordonarea echipei

-         viziune: anticipare permanentă a obstacolelor, viziune strategică

-         formare: dezvoltarea competenţelor proprii, învăţarea celorlalţi membri din experienţele sale

-         comunicare: capacitatea de ascultare, motivare, promovarea unui climat de încredere

-         rigoare: metode şi structuri specifice, urmărirea rezultatelor obţinute.

 

Fiecare dintre participanţii la proiect (v. fig. 4.1) trebuie să îşi cunoască bine sarcinile pe care trebuie să le realizeze şi pentru ca proiectul să îşi îndeplinească obiectivele, este necesar un consens în ceea ce priveşte rezultatele (calitate, cantitate, eficacitate), metodele şi tehnicile utilizate, ca şi termenele până la care trebuie finalizat proiectul. 

 

 

Fig. 4.1: Structura organizatorică internă a proiectului