Fazele şi procesele proiectului

 

 

 

Cuvinte cheie: fază, proces, planificare, “8P”, deliverables, milestones, stakeholderi, implementare, control, monitorizare

 

Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de viaţă similar, trecând prin mai multe etape/faze, în cadrul cărora se desfăşoară mai multe procese. Derularea proiectelor prin aceste structuri bine delimitate reduce gradul de nesiguranţă, creşte controlul modului de desfăşurare a proiectului şi permite luarea deciziilor după fiecare fază.

În fiecare etapă se urmăreşte obţinerea unor rezultate clare (deliverables) intermediare sau finale: specificarea cerinţelor pentru un produs, realizarea unui prototip, a unei baze de date etc. Aceste rezultate vor fi analizate la sfârşitul etapei, prin compararea cu rezultatele propuse a se obţine şi se va determina continuarea sau terminarea proiectului.

Fază – “cuprinde activităţile în urma cărora vom obţine rezultatele scontate”

Proces – “o serie de acţiuni întreprinse pentru a obţine anumite rezultate” (Institutul de           Managementul Proiectelor)

 

Fazele unui proiect

Fazele unui proiect sunt aşadar:

-          conceperea proiectului

-          planificarea proiectului

-          implementarea proiectului

-          evaluarea/controlul şi revizuirea proiectului

Etapele de planificare, execuţie şi control fac parte din ciclul de viaţă al proiectului, sunt interdependente şi succesive.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fig. 2.1: Fazele/procesele unui proiect

1. În faza de concepere a proiectului, managerul, membrii echipei de  proiect şi deţinătorii de intere sau afectaţi de proiect (stakeholderii) se întâlnesc pentru a confirma faptul că realizarea unui astfel de proiect va rezolva o problemă existentă, care a fost identificată, punând bazele procesului de planificare.

            Activităţile care trebuie efectuate în această primă fază vor include următoarele:

·         identificarea problemei

·         analiza problemei

·         identificarea soluţiilor posibile

·         selectarea celei mai bune soluţii

·         definirea scopului şi a obiectivelor proiectului

·         definirea intereselor stakeholderi-lor

·         alegerea membrilor iniţiali care vor face parte din echipa de proiect

·         o analiză preliminară cost/beneficiu

2. Planificarea reprezintă faza cea mai importantă a unui proiect şi începutul ciclului de viaţă pentru proiectul în cauză. Succesul unui proiect rezultă de fapt printr-o bună planificare, o bună execuţie şi un control oportun. Planificarea ajută la reducerea riscului şi la anticiparea viitorului, la îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii muncii echipei

Planificarea este faza în care trebuie găsite modalităţile prin care cerinţele specificate de beneficiar/utilizator să poate fi puse în practică. Activităţile care se vor întreprinde sunt:

·         detalierea scopului

·         prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor activităţi dintr-o anumită categorie bine definită; ex.: instruirea personalului în cazul construirii unui centru de excelenţă)

·         definirea activităţilor şi descrierea secvenţei de derulare a lor

·         identificarea resurselor şi a costurilor necesare

·         dezvoltarea unui grafic de timp

·         stabilirea ipotezelor de lucru şi realizarea unor studii de fezabilitate

            Împărţirea proiectului în diverse activităţi/sarcini (activities/tasks) este necesară din mai multe motive:

-          proiectul apare ca o înşiruire logică de activităţi care ajută la determinarea graficului optim de timp

-          activităţile vor putea fi uşor de controlat şi evaluat

-          se determină mai uşor necesarul de personal şi calificările acestuia

 

                                                Proiect

 

 

 

Subproiect 1                            Subproiect 2                            Activitate 3.1 

 

Activitate1.1                           Activitate 2.1                          Activitate 3.2

Activitate1.2                           Activitate 2.2

Activitate 1.3….                     Activitate 2.3

 

Figura 2.2: Descompunerea proiectului în subproiecte şi activităţi

 

            În această etapă se realizează analiza SWOT  pentru instituţia care realizează proiectul, relevând condiţiile mediului intern şi a celui extern.

            În managementul proiectelor, planificarea înseamnă cei “8P”:

·         Paradigmă/Politici/Proceduri – CUM facem?

            Paradigma se referă la viziune firmei, ceea ce doreşte aceasta să obţină pe viitor; politicile au în vedere stabilirea scopurilor, ca modalităţi de atingere a strategiei, iar  procedurile reprezintă modalităţile de acţiune prin care vor fi realizate obiectivele propuse.

·         Personal – CINE face?

·         Program – CÂND facem?

·         Performanţe – CE facem?

·         Preţ –CÂT face?

 

3. Implementarea proiectului va cuprinde activităţi ca monitorizare, managementul riscurilor la care este expus proiectul, terminarea proiectului.

4. În etapa de evaluare a proiectului, va fi concepută strategia de evaluare.

 

Procesele unui proiect

Conform Institutului de Managementul Proiectelor, procesele componente ale MP sunt:

-          de iniţiere

-          de planificare

-          de execuţie

-          de control

-          de închidere,

acestea fiind la rândul lor formate din alte procese.

            Procesele sunt legate între ele, prin faptul că rezultatele unora devin intrări pentru altele. Astfel, fiecare proces poate fi descris prin 3 elemente de bază:

-          intrări – elemente după care are loc execuţia

-          instrumente şi tehnici – mecanisme aplicate intrărilor pentru obţinerea ieşirilor

-          ieşiri – rezultatele procesului

1.      Procesul iniţierii

2.      Procesele planificării se împart în două mari categorii:

·         Fundamentale

-          planificarea scopului de bază al proiectului

-          descrierea scopului prin descompunerea rezultatelor principale în componente mai mici

-          definirea şi estimarea activităţilor, estimarea duratei lor

-          realizarea planificării calendaristice

-          planificarea resurselor

-          estimarea costurilor

-          întocmirea bugetelor costurilor

-          realizarea planului proiectului prin punerea laolaltă a rezultatelor planificării celorlalte procese sub forma unui document coerent

·         Ajutătoare

-          planificarea calităţii

-          formarea echipei de proiect

-          planificarea organizaţională – identificarea şi distribuirea rolurilor din proiect, a responsabilităţilor

-          identificarea riscurilor şi managementul riscurilor (riscul este determinat de totalitatea cauzelor care conduc la întârzieri sau nerealizări în cadrul proiectelor, cauze care pot fi cuantificate anticipat, dar nu întotdeauna cunoscute)

-          planificarea modurilor de comunicare între participanţii la proiect

-          planificarea achiziţiilor

-          planificarea cererilor de produse/servici

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fig. 2.3: Procesele planificării

 

3.      Procesele execuţiei cuprind, de asemenea, un proces fundamental – execuţia planului proiectului – şi procese ajutătoare:

-          verificarea scopului

-          distribuirea informaţiei la toţi cei implicaţi în proiect în timp util

-          dezvoltarea echipei – prin dezvoltarea abilităţilor individuale şi de grup

-          cereri/solicitări de oferte, propuneri pentru buna desfăşurare a activităţilor

-          selecţia furnizorilor

-          administrarea contractelor

4.      Procesele controlului

Este necesară efectuarea controlului periodic în timpul unui proces pentru a identifica abaterile de la plan şi corecturile care trebuie efectuate.

Procesele fundamentale se regăsesc în raportările periodice privind execuţia proiectului (starea proiectului, prognoze pentru viitorul proiectului) şi  controlul global al schimbărilor.

Procesele ajutătoare sunt:

-          controlul schimbării scopului

-          controlul planificării calendaristice

-          controlul costurilor

-          controlul calităţii

-          controlul răspunsurilor la riscuri

5.      Procesele închiderii vor fi:

-          închiderea contractelor

-          măsuri administrative de închidere – culegerea şi diseminarea informaţiilor pentru a da formă legală legală operaţiunii de închidere a proiectului

Postanaliza derulării proiectelor este o componentă care capătă o importanţă din ce în ce mai mare. Aceasta se datorează faptului că experienţa acumulată pe parcursul realizării unui proiect va conduce la evitarea unor greşeli din trecut pentru noile proiecte.

Există şi situaţii în care proiectele se pot termina în mod anormal. Cauzele care stau la baza acestor eşecuri sunt:

·         planificarea iniţială greşită

·         resursele alocate insuficiente

·         schimbările survenite în strategia şi interesele instituţiei

·         plecarea unor oameni cheie din proiect

·         depăşirea timpului prevăzut