Introducere în Managementul Proiectelor (MP)

 

 

“Succesul reprezintă realizarea progresivă a unui SCOP bine stabilit.”

 

 

 

Cuvinte cheie: proiect, subproiect, program, managementul proiectelor, studiu de fezabilitate, operaţie, obiectiv, scop, SMART

 

1. Importanţa Managementului Proiectelor şi concepte ale MP

 

Odată cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informaţiei şi mijloacelor de comunicare, un loc tot mai important începe să-l ocupe desfăşurarea activităţii unei firme/asociaţii/instituţii pe bază de proiecte. În prezent, se consideră că 50 % dintre activităţile companiilor mari sunt conduse după principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea, instituţiile publice sau private, ca şi organizaţiile non-guvernamentale au început diverse proiecte atât la nivel naţional, cât şi internaţional. Se pot realiza proiecte în orice domeniu de activitate (sănătate, economie, politică, informatică, drept etc.)

Managementul proiectelor poate fi perceput ca o ştiinţă, ca o artă sau ca o tehnică,  prin care se realizează un anumit scop. Odată cu revenirea României la economia de piaţă, s-a simţit tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza cât mai structurat şi de a justifica cererile pentru schimbare, pentru îmbunătăţire sau  finanţare a ceva deja existent sau propus a se înfiinţa. De multe ori însă, proiectele înseamnă pentru unele persoane doar o cerere pentru finanţare, în special de la o sursă externă, pe cât posibil nerambursabilă. Aceasta este şi o primă greşeală în înţelegerea managementului proiectelor şi de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la început. De aceea, se impune ca persoanele care se implică într-un proiect să cunoască foarte bine care sunt obiectivele şi scopurile unui proiect şi cum ar putea acesta să contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv.

Programul poate reprezenta o strategie locală, naţională sau internaţională; acesta se transpune în realitate prin proiecte şi se derulează de regulă pe parcursul mai multor ani.  Ex. de programe: PHARE (având finanţare de la Uniunea Europeană, unul din cele mai cunoscute programe, creat în 1989, la început pentru Polonia şi Ungaria), un program de informatizare, FIDEL (prin care s-au alocat fonduri de investiţii pentru dezvoltarea economică locală), programul pentru îmbunătăţirea managementului universitar, programul de acţiune comunitară din domeniul sănătăţii publice (2003-2008), programe de cercetare-dezvoltare şi de stimulare a inovării etc.

Deseori se înregistrează unele confuzii în definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentăm, în continuare, câteva din definiţiile date acestor termeni.

 

Proiect – “ceea ce intenţionăm să facem”. (Larousse)

                “scopul pe care îl urmărim, imaginea pe care ne-o formăm despre ceea ce vom întreprinde şi mijloacele pe care le vom folosi” (Le Robert)

                “un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou” (Institutul de Managementul Proiectelor)

                “un set de activităţi integrate, menite să atingă un obiectiv prestabilit, într-o perioadă de timp determinată şi urmând  un plan de acţiune stabilit” (OECD)

Proiectele sunt aşadar activităţi unice, complexe, care au anumite obiective, având un grad ridicat de noutate, o limită de timp pentru realizarea lui şi care necesită structuri organizatorice şi metode speciale. Obiectivul urmărit îl reprezintă crearea unui valori noi (produs/structură/serviciu/idee etc.)

 

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului proiectului şi, implicit, a rezolvării problemei. Este necesar ca obiectivele să fie cuantificabile şi să se stabilească limite de timp pentru atingerea lor.

 

Scop – rezultatul favorabil ce se aşteaptă de la un proiect, nefiind necesar ca acesta să fie cuantificabil.

 

Operaţie – o activitate primară cu caracter de rutină

 

Plan de afaceri

Are rolul de a scoate în evidenţă situaţia organizaţiei la un moment dat, precum şi a mediului concurenţial în care îşi desfăşoară activitatea.

 

Studiu de fezabilitate

Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii în practică a unei idei sau a continuării ei, luându-se în calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare şi a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

 

Program – grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obţine beneficii care nu ar  rezulta dacă ele ar fi conduse separat.

 

Managementul proiectelor (project management) – cuprinde structurile organizatorice necesare derulării proiectelor la nivelul organizaţiei, organizarea internă a proiectului şi corelaţiile dintre acestea. Este în acelaşi timp şi un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor presupune aplicarea conştientă a unui set coerent de principii, reguli, cunoştinţe, metode, tehnici, instrumente utilizate în planificarea, organizarea, conducerea şi controlul unui proiect.

                Concepţia integrată asupra managementului proiectelor ia în considerare 4 elemente de bază ale unui proiect:

·        Timpul

·        Bugetul (resurse) – oameni, tehnologii, bani

·        Calitatea (o anumită tehnologie, performanţă, anumite caracteristici ale unui produs)

·        Aşteptările participanţilor (finanţatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicaţi în realizarea proiectelor – angajaţi, acţionari, furnizori, organisme de interes public etc.)

 

Tabelul 1.1: Analiza comparativă între operaţie şi proiect

 

 

 

Tabelul 1.2: Analiza comparativă între program şi proiect

 

 

Şi în ţările mai dezvoltate, managementul proiectelor  a cunoscut o evoluţie rapidă, odată cu schimbările care au apărut în cadrul unei instituţii. Dintre aceste noi abordări, amintim:

·        Globalizarea

·        Creşterea accentuată a informatizării şi a reţelelor informatice tot mai ample, apariţia magistralelor informatice

·         Renunţarea la structuri ierarhice foarte complexe şi trecerea la forme liniare prin încurajarea muncii în echipă, formarea angajaţilor astfel încât să fie specialişti în mai multe domenii şi creşterea rolului fiecăruia dintre  aceştia la realizarea unui proiect

 

2. Legătura MP cu alte discipline ale ştiinţei

 

Managementul proiectelor reprezintă un domeniu complex, care apelează la cunoştinţele teoretice şi practice din diverse alte domenii:

-         management general

-         statistică şi teoria probabilităţilor

-         drept

-         economică, politică şi etică

-         informatică.

MP implică aşadar abordarea integrată a următoarelor tipuri de management:

-         managementul timpului (va răspunde la următoarele întrebări: Care sunt activităţile care trebuie realizate în cadrul proiectului şi cât durează fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?)

-         managementul costului – planificarea şi estimarea resurselor ce urmează a fi  utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor

-         managementul calităţii – planificarea atingerii unui anumit nivel al calităţii, controlul calităţii

-         managementul resurselor umane – formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect şi a celorlalte persoane implicate în proiect, delegarea sarcinilor

-         managementul comunicării cuprinde distribuirea informaţiilor între diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalităţile de comunicare

-         managementul riscului  (va răspunde la următoarele întrebări: care sunt riscurile care pot apărea şi cum pot fi acestea diminuate? Care vor fi activităţile care trebuie întreprinse în cazul apariţiei acestora?)

-         managementul integrării proiectelor se referă atât la integrarea proiectului în strategia programului sau a instituţiei care îl lansează, cât şi la integrarea scopului proiectului în misiunea instituţiei care realizează proiectul, a integrării scopului proiectului cu obiectivele sale.

 

3. Caracteristicile unui proiect

 

Nu orice efort întreprins este echivalent cu un proiect. Caracteristicile unui proiect sunt aşadar:

·        Limită de timp (dată de început şi de sfârşit bine stabilite) şi localizare bine delimitată  în spaţiu

·        Are anumite obiective bine definite şi un scop care trebuie îndeplinite ca răspuns la o problemă pe care ne-am propus să o rezolvăm.

·        Are prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze

·        Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)

·        Consumă resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la începutul activităţilor)

·        Este o activitate complexă, care implică riscuri specifice

·        Are un responsabil – leaderul de proiect, iar răspunderile fiecărui membru din echipa care participă la proiect sunt bine definite

·        Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul să se realizeze în continuare

·        Creează o valoare nouă – produs/serviciu/idee/structură – unică şi cu un grad ridicat de noutate

·        Necesită o colaborare interdisciplinară în cadrul unei structuri organizatorice  speciale.

Proiectele pot dura câteva zile/luni/ani în funcţie de complexitatea lor. În cazul proiectelor mari, de anvergură, aceste vor fi divizate în componenete mai uşor de coordonat, numite subproiecte.

Un obiectiv se defineşte complet prin patru componente obligatorii:

-         atributul, conţinutul obiectivului: preţ, calitate, fiabilitate etc.;

-         scară de măsură: obiectivul trebuie să fie raportat unui palier de valori cunoscut şi utilizat de conducător: nivel (calitativ), grad (de absenteism) etc.;

-         normă: valoarea exactă care trebuie obţinută pe scara definită anterior;

-         un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat într-o perioadă de timp care trebuie determinată şi datată. Modificând orizontul de timp obţinem un alt obiectiv care impune, la rândul său, o altă strategie.

Stabilirea obiectivelor este o etapă de bază în elaborarea unui proiect şi cuprinde un ansamblu de activităţi prin realizarea cărora trebuie să găsim o soluţie reală la întrebarea “unde dorim să ajungem la sfârşitul proiectului?”. Aceasta presupune o anticipare şi o evaluare a unei situaţii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea următoarele caracteristici SMART:

-         Specific: claritatea obiectivului – ce, cine, cum, pentru cine, când, unde facem?

-         Măsurabil: în orice moment este bine să ştim nivelul la care am ajuns;

-         Abordabil/aprobat (attainable): se referă la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;

-         Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem şi cu cele care vor fi acceptate din partea finanţatorului şi este necesar într-un anumit context, oferind o soluţie la o problemă care trebuie rezolvată;

-         Încadrare în Timp (timely) – proiectul are o anumită limită de timp pentru realizarea lui.

Alături de aceste 5 caracteristici pe care trebuie să le îndeplinească un obiectiv, mai sunt necesare încă 3 condiţii pentru ca el să poată fi realizat:

-         să fie înţelese şi acceptate de toţi membrii echipei care lucrează la proiect

-         să fie bine definite responsabilitatea şi autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect)

-         să corespundă misiunii şi celorlalte obiective ale instituţiei care realizează proiectul

 

Ex. de obiective bine definite:

-         depistarea precoce a cancerului mamar în judeţul Braşov prin realizarea unui screening în toate localităţile judeţului până la data de 31 decembrie 2003 la femeile de peste 30 de ani;

-         realizarea unei baze de date necesare pentru raportările provenite de la medicii de familie şi de specialitate la CAS Cluj până la data de 1 octombrie 2004;

-         construirea unui centru de plasament pentru copiii orfani din judeţul Argeş pe o suprafaţă de  4 000 m² , având un cost total de 500 000 euro până la data de 1 februarie 2004.

 

Obiectivele de bază pot fi clasificate în trei mari categorii: obiective de specialitate, de cost, de termen. În funcţie de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate în trei grupe mari:

-         proiecte de investiţii: renovarea unei universităţi, construcţia unui nou sediu

-         proiecte de cercetare şi dezvoltare: dezvoltarea unei tehnologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbidităţii într-un judeţ

-         proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distribuţie.

Obiectivele unui proiect trebuie să se integreze obiectivelor organizaţiei care îl realizează şi abia după ce acestea au fost clar definite, să fie reajustate şi în funcţie de cerinţele programului din care face parte proiectul respectiv şi nu invers (pornind de la instituţia din care facem parte, cunoaştem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem şi posibilităţile de rezolvare a lor).

 

4. Premise pentru derularea proiectelor

 

Pentru ca un proiect să aibă rezultatul dorit, sunt necesare următoarele cerinţe din partea celor implicaţi:

-         concepţie comună asupra problemei de rezolvat pentru toţi participanţii la proiect

-         clarificarea poziţiilor celor implicaţi şi definirea clară a temei de proiect, premisă de bază pentru demararea proiectului (se definesc obiectivele proiectului, se elaborează strategia, se planifică mijloacele, instrumentele şi etapele necesare)

-         accesul la informaţii  şi asigurarea unor informaţii de calitate şi în timp util la cei care le folosesc în luarea unor decizii sau pentru derularea unor activităţi

-         circuitul informaţional standardizat urmează de regulă structura organizaţiei, contribuind într-o mare măsură la acceptarea sau la respingerea proiectului de către angajaţii organizaţiei

-         o evaluare realistă la începutul proiectului asupra resurselor şi tehnicilor de care dispune organizaţia